Avis N° 1 - Réponses aux questions - Report date limite de dépôt - Appel d’offres - Sélection d’un prestataire pour la fourniture et le déploiement d’une solution de gestion comptable, budgétaire et des immobilisations au Secrétariat de l’ABCA

Réponses aux questions sur l'Avis d'appel d'offres pour la Sélection d’un prestataire pour la fourniture et le déploiement d’une solution de gestion comptable, budgétaire et des immobilisations au Secrétariat de l’ABCA

Question 1 : Quels sont les systèmes existants avec lesquels la solution doit être intégrée (comptabilité, gestion budgétaire, autres logiciels) et quelles sont les contraintes d’interopérabilité ?

Réponse 1 : Le système doit exposer des API permettant l'importation de données à partir de n'importe quelle application utilisée en interne ou par des partenaires et la génération des écritures dans les modules.

Question 2 : La solution doit-elle être hébergée sur le Cloud (Azure, AWS) ou en local (on-premise), et quelles sont les exigences en matière de sécurité et de conformité des données (ex : RGPD, souveraineté) ?

Réponse 2 : La solution on-premise qui pourra être au besoin déplacée sur le Cloud. Cependant, le soumissionnaire peut faire sa proposition financière selon plusieurs options d'hébergement.

Question 3 : Quels sont les niveaux d’accès et de permissions attendus pour les utilisateurs (comptables, auditeurs, administrateurs) et quelles exigences en matière d’authentification (SSO, MFA) ?

Réponse 3 : Se référer aux spécifications techniques du dossier d'appel d'offres.

Question 4 : Combien d’utilisateurs auront accès à la solution ?

Réponse 4 : Une dizaine d'utilisateurs auront accès à la solution, avec la possibilité d'ajouter des utilisateurs en nombre illimité.

Question 5 : Y a-t-il des contraintes de calendrier pour la mise en production (ex : clôture fiscale, budget annuel) et quel est le niveau de préparation des équipes pour la transition ?

Réponse 5 : La mise en production devrait permettre de procéder :
1. A l’arrêté des comptes de l'institution et à la production de ses états financiers pour l'exercice 2025 au plus tard à fin janvier 2026 ;
2. Au démarrage de l'exploitation du module budgétaire pour le budget de 2026 en début janvier 2026.

Question 6 :  Quels volumes et types de données historiques doivent être migrés, et quelles sont les exigences pour assurer l’intégrité et la qualité des données ?

Réponse 6 : Les données comptables de 15 exercices à récupérer de l'application Africompta.

Question 7 : Quel est le format de formation attendu pour les utilisateurs (présentiel, e-learning, guides) et faut-il prévoir une assistance post-déploiement ?

Réponse 7 : Selon l'offre du prestataire et en conformité avec les spécifications techniques du dossier d'appel d'offre. Proposer plusieurs options, si possible.

Question 8 : Le modèle de tarification doit-il être basé sur une licence en acquisition unique, un abonnement annuel ou un modèle hybride ?

Réponse 8 : Selon l'offre du prestataire (proposer plusieurs options si possible).

Question 9 : Quels coûts d’infrastructure doivent être pris en compte (hébergement Cloud, maintenance des serveurs on-premise) et qui prend en charge ces frais ?

Réponse 9 : Selon les options proposées par les soumissionnaires.

Question 10 : Quel niveau de support et de maintenance est attendu (24/7, heures ouvrées, SLA spécifiques), et y a-t-il une période de garantie incluse ?

Réponse 10 :  le niveau de support et de maintenance attendu est de 24 h / 24 – 7j / 7.

Question 11 : Précisions des outils avec lesquels la solution sera interfacée

Réponse 11 : Le système doit exposer des API permettant l'importation de données à partir de n'importe quelle application utilisée en interne ou par des partenaires et la génération des écritures dans les modules.

Question 12 : Descriptif sommaire du type de budget

Réponse 12 : Tout type de budget.

Question 13 : Dans l'offre qui sera proposée, doit-on mettre la licence et les prestations de mise en place ?

Réponse 13 : Oui, conformément aux dispositions indiquées dans le document de l'appel d'offre  (offre financière).

NB : la date limite de dépôt des offres fixée initialement au 13 mars 2025 est reportée au 20 mars 2025.